Основные изменения в работе кадровика с 1 марта 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные изменения в работе кадровика с 1 марта 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список обязательных кадровых документов

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;
• доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.

ELMA КЭДО — простое и удобное решение, предназначенное для быстрого обмена документами. В нем предусмотрено выполнение следующих процессов делопроизводства без дублирования в бумажном виде: трудоустройство работников согласно Трудовому кодексу РФ, оформление заявлений и приказов, перевод сотрудника в другой отдел/на другую должность, запрос справок, оформление увольнения сотрудников по ТК РФ, загрузка сотрудников из 1С:ЗУП и штатного расписания из 1С:ЗУП. Какие же кадровые документы движения сотрудников включает ELMA КЭДО? Перечислим их ниже:

• соглашение об электронном взаимодействии;
• заявление на трудоустройство;
• трудовой договор;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
• приказ о приеме/на перевод/на увольнение;
• заявление на перевод/увольнение.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности работников предприятия и его финансовых возможностей организация кадрового делопроизводства может осуществляться как отдельными его работниками, так и отдельными структурными подразделениями. Вы можете вести кадровый учет:

• Непосредственный руководитель компании. Этот метод чаще всего используется в молодых компаниях с небольшим штатом (до 20-25 человек).
• Специалист отдела кадров. Сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник на неполный рабочий день. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на действующих сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и т д. При выборе этого варианта крайне важно оформить работу по совместительству в соответствии с ТК РФ. (статьи 60.2 и 151) — необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных работ, назначить ему соответствующую доплату, а также обеспечить, чтобы выполнение дополнительной работы не приводило к увеличению продолжительности рабочего времени день.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, созданное специально для решения вопросов кадрового делопроизводства.

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

1. Прежде чем брать кадровую документацию, заполните специальные льготы (можно использовать порталы Консультант+ или Гарант). Это действующий регламент.
2. Здесь необходимо учитывать учредительные деловые бумаги организации. Начать нужно будет с назначения директора компании. Изучите устав самой организации (здесь порядок приема на работу директора, оклад, трудовые книжки и т.д.)
3. Какие документы необходимы работодателю?
   • Правила внутреннего распорядка работы, штатного расписания компании.
   • Расписание всех праздников, трудовые книжки, а также отдельные трудовые договоры.
   • Книга по учету движения трудовых книжек и вложений в нее, а также специальная книга, где фиксируются доходы и расходы.
   • Табель учета рабочего времени, трудовая книжка (личная), форма расчетной бумаги, которая утверждается руководителем компании.
   • Деловые документы по обработке персональных данных работников, платежных ведомостей и всех заказов и т.д.
4. Процесс становления режиссером. Из решений учредителей вы узнали дату, когда директор вступил в должность и приступил к исполнению своих обязанностей, поэтому дата в итоге не должна отличаться. Затем составляется трудовой договор.
5. Создание основных правил плана работы в организации, а также штатного расписания и других локальных действий (используйте для этого специальную программу). Самое главное проверить все на наличие опечаток или ошибок!
6. Здесь заполняем бланки трудовых договоров с работниками и другую документацию (там уже должны быть сведения о должностях, заработной плате и рабочем времени).
7. Необходимо учитывать задачи по ведению самих трудовых книжек (кроме директора еще никого не нанимали, поэтому вся ответственность за ведение трудовых книжек лежит на нем).
8. Уже идет процесс найма новых работников.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.

Трудовой договор содержит следующие сведения:

• место работы;
• должность;
• оплата, продолжительность испытательного срока;
• срок договора и др.

В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.

Иногда вместо трудового договора работодатели заключают с соискателем договор гражданско-правового характера (ГПХ). Обычно это делается с целью экономии на страховых взносах. Контролирующие ведомства тщательно изучают договоры ГПХ на предмет возможной подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

Нарушителям грозит штраф в размере:

• до 10 тысяч рублей — для предпринимателей;
• до 100 тысяч рублей — для компаний.

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Какие журналы должны быть в отделе кадров обязательно 2021

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве и т.д.

Оформление Различают журналы по унифицированной и произвольной форме.

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…» Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Обязательные кадровые документы для ИП

Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.

На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.

Выбранный способ подачи документом влияет на то, должны ли вы уплачивать госпошлину за регистрацию общества с ограниченной ответственностью. Размер госпошлины 4000 руб., но при электронной отправке документов платить ее не нужно.

Существуют следующие способы подачи документов:

• Непосредственно в налоговую инспекцию. Заявление и другие документы подаются заявителем или представителем по нотариальной доверенности в бумажном виде, пошлина уплачивается
• В электронном виде через онлайн-сервис ФНС. Для заверения документов понадобится ЭЦП. Пошлину платить не нужно
• Через нотариуса. Нотариус отправляет документы в электронном виде и заверяет своей ЭЦП. Пошлину оплачивать не нужно, но придется оплатить услуги нотариуса

Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий

Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.

Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.

Похожие записи:

• Налогообложение по договорам цессии 2023 год
• Как получить визу в Китай для россиян в 2023 году: Новые правила
• Имущественные налоги в 2023 году: как взаимодействовать с налоговиками